Hoy en día prácticamente todos los sistemas empresariales que se encuentran en el mercado tienen la posibilidad de resguardar información, facturas, imágenes y hasta videos en la nube, esto con el objetivo de que dicha información se encuentre segura en todo momento, y no solo eso, sino que también en caso de fallo de los equipos o algún otro problema, las personas con los permisos adecuados puedan hacer uso de ella y consultarla mediante cualquier otra computadora. Debemos decir que en la actualidad la nube ha traído a los usuarios del software de contabilidad y otros más, como el software de inventarios, muchas ventajas y beneficios con las que anteriormente no se contaba y debido a esto se llegaba a perder información valiosa. Ahora que se trabaja bajo este esquema, la información se encuentra respaldada y se puede trabajar prácticamente desde cualquier lugar en caso de problemas, de esta manera se optimizan tiempos y se puede seguir trabajando sin impedimentos.

Una vez que se ha tomado la decisión de implementar este o algún otro tipo de software dentro de la organización, es importante acercarse con el proveedor para saber qué tipo de soporte ofrecen en caso de problemas con el funcionamiento de alguno de los sistemas o sus herramientas y aplicaciones, es importante que exista disponibilidad en ese tema para no perder tiempo valioso de trabajo. Asimismo, es esencial preguntar si la empresa cuenta con algún tipo de curso que permita a los usuarios futuros de dichos sistemas operarlos de manera adecuada y aprovechar al máximo cada una de sus funciones.

Esto depende en gran medida del tipo de trabajo que se ha realizado anteriormente en la empresa; por ejemplo, si la empresa hasta el momento llevaba la contabilidad de manera tradicional, pero siguiendo las leyes fiscales actuales, es normal que el proceso pueda alargarse un poco más mientras todos los procesos se actualizan y la información se carga al sistema, estamos hablando probablemente de un par de meses, que aunque puede ser mucho para algunas empresas, se debe tomar en cuenta que al final los resultados y la nueva forma de trabajo valdrán la pena el tiempo que el cambio tomará. Si por el contrario la empresa ya manejaba algún sistema contable, pero desea actualizarse según la tecnología que hoy en día se encuentra disponible, el tiempo que este cambio pueda tomar será mínimo, ya que los trabajadores ya tienen conocimiento sobre el manejo de este tipo de sistemas, y lo único que deben hacer es adaptarse a los nuevos cambios y su funcionalidad.

Es norma que en las empresas exista esta preocupación, sobre todo porque la información con la que se trabaja es vulnerable y debe estar segura en todo momento, por eso es importante que sepan que trabajar con estos nuevos sistemas es sumamente seguro, de hecho lo es mucho más que contar con cientos de documentos que en cualquier momento pueden dañarse o extraviarse; además se debe tener en cuenta el papel que la nube juega, en donde la información también está segura y disponible. Sin embargo, para que la seguridad sea total, se debe dar permisos y claves de acceso únicamente a personas de confianza que tengan que ver con el departamento, y ellas a su vez deben actuar con responsabilidad ante el manejo de sus claves y contraseñas, así como del sistema y los datos que en él se encuentran.